El Bucle (Un sistema de organización personal)

DSC_9638En mi afán por ser productivo y organizado en mi vida diaria he probado infinidad de métodos. Internet está plagado de ellos. Incluso me llegué a comprar el libro de David Allen “Getting Things Done” (“Organízate con eficacia” en español).
También probé el sistema “Zen To Done” y múltiples sistemas de gestión de listas.

Y todo para evitar que se me olviden las cosas (que uno ya va teniendo una edad). Alarmas en el móvil, citas en el calendario, notas, avisos… Aún así, siempre se me olvida algo, siempre se me pasa algo.

Por lo tanto decidí crear mi propio sistema, en principio basado en las facilidades de mi teléfono móvil de la marca Apple.
La primera decisión es aprovechar las utilidades que lleva incorporado el sistema operativo del iPhone. Y, en todo caso, completar el sistema con aplicaciones gratuitas o “freeware”.

Todo empezó, realmente, cuando en mi camino se cruzó el programa de correo Mailbox. Se trata de una app de la misma empresa que el conocido Dropbox y, como no, gratuita. La gracia de Mailbox es que deslizando los mensajes a izquierda o derecha los podemos ir despachando. El objetivo no es otro que el idílico “Inbox Zero“. O sea, mantener limpia nuestra bandeja de entrada.
Las acciones que nos permite Mailbox son las típicas de Borrar y Archivar los mensajes. De esta forma te los quitas de enmedio de forma rápida. (Sobre todo porque, al menos en mi caso, la mayoría van a la papelera). Pero lo mejor de esta app es que también puedes dejarlos para más tarde, ponerles fecha u hora y que nos los recuerde en ese preciso momento. Y no nos moleste hasta entonces. Esta es la base de mi método organizativo, al que he dado el nombre de “El Bucle”.

La idea es que mis tareas, recordatorios, temas importantes entren en ese bucle de correo. El programa me avisa de la llegada del mensaje, con su asunto y sus datos. Yo decido si lo proceso (soluciono) en ese momento o lo mantengo en el bucle, poniéndole fecha o indicando que me lo recuerde más tarde. Los temas van girando en el bucle y de tiempo en tiempo pasan por mi buzón de entrada. Cuando los soluciono van saliendo del bucle.

Mailbox me permite, de forma rápida, diferir un mensaje a los siguientes momentos_

  • Hoy más tarde (dentro de 3 horas)
  • Esta noche
  • Mañana (a primera hora)
  • Este finde
  • La próxima semana (el lunes)
  • En un mes
  • Algún día (dentro de 3 meses)
  • O poner una fecha manualmente.

Así, los mensajes que me llegan los despacho rápidamente siguiendo la famosa tabla Urgente/Importante. Según corresponda:

  • Lo borro
  • Lo archivo
  • Lo difiero (para luego, para mañana o para el lunes)
  • Lo soluciono (y luego lo borro o lo archivo si necesito)

Ahora la cuestión es hacer pasar todo por el correo. Cada vez que quiero recordar algo, me mando un correo a mí mismo (“note to self” que dicen los americanos). Y así me aseguro que entra en El Bucle.

Ya lo sé, no siempre es fácil enviar un e-mail. A veces nos pilla en la calle, en el supermercado, o en casa de un amigo. Sin acceso a un ordenador. O sin tiempo para pararse a abrir la aplicación del móvil. Para eso es interesante usar otras aplicaciones que automatizan el proceso.

IFTTT (IF This Then That), que significa “si esto, entonces aquello”, es un servicio de internet que permite automatizar procesos entre aplicaciones y/o servicios de internet. Por ejemplo, que cuando subas una foto a flickr te genere un post en facebook; o que cuando crees un recordatorio en el iPhone te mande un mensaje a tu cuenta de Gmail, entre otras cosas.

Yo tengo habilitada una “receta” de IFTTT para que me mande un mensaje al Bucle (o sea un correo a mi cuenta de Gmail) para cada evento que necesito recordar. Además, hay un par de aplicaciones para iPhone, del mismo IFTTT, llamadas DO Note y DO Camera que permiten recoger notas y fotos de forma fácil y añadirles una “receta” de IFTTT. En mi caso la receta consiste en mandar un correo a mi cuenta de Gmail, y por lo tanto enviarlo al Bucle.
Esa es una forma fácil de tener todo bajo control. Si no tengo tiempo para escribir una nota, le hago una foto desde DO Camera y sé seguro que me entra en el circuito y no lo olvido ni lo pierdo.

Y ese es básicamente el esquema de mi SOP (Sistema de Organización Personal). La verdad es que las recetas de IFTTT son muy interesantes y poderosas, algunas de las que uso yo realizan los siguientes procesos:

  • Si añado un recordatorio en el iPhone, me manda un e-mail con el asunto.
  • Si subo una foto a Flickr con la etiqueta “500px”, me la sube también a 500px
  • Si subo una foto a Flickr con la etiqueta “FB”, me crea un post en Facebook con esa foto.
  • Si subo una foto a Facebook, enviarla también a Twitter.
  • El 28 de marzo y el 28 de octubre me envía un e-mail recordándome que cambie la hora.
  • El 1 de enero a las 00:00 crea un post en Facebook felicitando el año.

Y eso es sólo un ejemplo. El cielo es el límite.

Mi sistema funciona. No se me olvida nada, siempre que tenga la precaución de introducirlo en El Bucle. La mayor parte de las tareas me llegan por correo electrónico, así que entran directamente al Bucle. El resto, trato de crear un recordatorio en el móvil, para que pase automáticamente al circuito. Y si no, me mando un correo electrónico a mí mismo, una nota o una foto. Si me llega una tarea por Whatsapp, copio el texto y me lo envío por correo.

A mí me sirve, espero que al compartirlo le sea de utilidad al lector.

P. D.:

Por cierto, aunque yo tengo implantado El Bucle en un iPhone, éste puede instalarse también en un sistema Android. Todos los programas y apps indicados en este artículo, tienen también una versión Android. Ahora no tienes excusa. 

 

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