Mi sistema de organización personal: CAOS

Mi sistema de organización personal: CAOS

¿A quién no le ha pasado? Eso de ir hasta la habitación y al llegar decir “pero ¿a qué venía yo aquí?”. A mi me pasa a menudo. Es que tengo demasiadas cosas en la cabeza, y las importantes se me olvidan. Para evitarlo, es preciso organizarse, apuntar las cosas, tener un método. Un sistema en el que confiar y nos permita tener todo bajo control: un sistema de organización personal.

Después de años intentando aplicar GTD, ZTD, Autofocus, Strikethru etc. he llegado a la conclusión de que el mejor sistema de organización personal es el mío. Y como tenía que ponerle un nombre le he llamado CAOS, pronto se verá por qué.

Introducción

En el mundo de la productividad, el libro de David AllenGetting Things Done” (GTD para los amigos) se puede considerar la “Biblia” de los sistemas de organización personal. Después de leer muchos artículos en la red sobre el famoso sistema GTD, me atreví, hace unos años, a comprar la versión española del libro: “Organízate con eficacia“. Y lo releo de vez en cuando para volver a sacarle jugo a las ideas y la filosofía GTD.

Pero lo cierto es que GTD es un sistema complejo y laborioso de implementar. De él saqué algunas ideas que creo que son fundamentales como: la bandeja de entrada (Inbox), el método de los 2 minutos [1], las listas de tareas etc. (hablaré de ello más adelante).

Luego llegó ZTD, o sea “Zen To Done“, que pretendía subsanar los problemas de GTD simplificando el método. A mí me parece que simplificar (lo que se dice simplificar) no simplifica mucho, pero bueno. De ZTD saqué la idea de la lista MIT, Most Important Tasks (las 3 tareas más importantes del día) que me pareció muy interesante.

Siguiendo mis investigaciones sobre métodos de organización personal, me encontré con el sistema de Mark Forster denominado Autofocus. Este Forster ha desarrollado un montón de métodos, casi todos ellos relacionados con su más famoso Autofocus. En realidad se trata de la gestión de dos listas de tareas, un poco como el sistema de las dos listas de Berto Pena. En ambos casos parece que son más bien sistemas de gestión de listas de tareas utilizando papel y bolígrafo. Aunque también se pueden implementar electrónicamente. Básicamente, todo se centra en las listas de entrada y de salida. Una para apuntar las cosas que nos van surgiendo, para no olvidarlas; y la otra para organizarnos las tareas a acometer en el día.

Y cuando ya creía que lo sabía todo me topé con el sistema Strikethru, que también se fundamenta en la gestión de listas, aunque descaradamente inclinado a la utilización de cuaderno y lápiz (o bolígrafo). Un sistema que me enamoró nada más verlo. Luego supe que se basaba en otro más complejo llamado Bullet Journal. Estuve una temporada tratando de implementar alguno de ellos, llevaba mi cuaderno de notas a todas partes, hasta que desistí.

Mientras tanto, seguía usando mi iPhone para organizar mal que bien mis tareas. Y entre unas cosas y otras, fui desarrollando un sistema de organización propio, sumando las ideas adquiridas y las facilidades del smartphone. Ahora, le he dado un pulido y me he decidido a escribir una descripción del mismo, que me sirva para ordenar mis ideas y que pueda ser una especie de manual para aquellos que quieran implementarlo.

La finalidad del sistema de organización personal CAOS es liberar la mente de la preocupación de tener en memoria todas las tareas pendientes. Para ello, lo que haremos será traspasar ese maremagnum de ideas, citas, recados, tareas etc. al sistema y así tenerlas controladas sin necesidad de dolores de cabeza.

Las herramientas que propongo son gratuitas y vienen de serie con el teléfono. En mi caso, la implementación la realizo con un iPhone, pero estoy seguro de que los aparatos con Android tienen las mismas facilidades. Me refiero a las aplicaciones: Recordatorios y Calendario.

La app básica es la de Recordatorios, que servirá para crear y gestionar las listas de tareas y las listas auxiliares. Y además nos permite planificar alarmas. La app Calendario sirve de complemento para organizar la actividad diaria.

Pasemos a definir las cuatro fases.

C de Capturar

Lo primero que hay que hacer es introducir las tareas en el sistema. Quitárnoslas de la cabeza y apuntarlas en un único lugar al que tengamos acceso fácilmente. Para ello crearemos la lista Inbox en la app Recordatorios. Todo lo que nos surja en el día a día, todo lo que nos ronda la cabeza, todo lo que queremos o tenemos que solucionar, lo apuntaremos en esa lista. Las tareas nos pueden llegar por correo electrónico, por teléfono (una llamada), hablando con amigos, clientes o compañeros de trabajo. Lleguen como lleguen, si necesitamos recordarlas o resolverlas, las anotaremos en la lista Inbox.

Sólo hay una excepción, algo que no anotaremos el esa lista sino en el Calendario. Se trata de las citas o eventos de las que ya sabemos el día y la hora en que tendrán lugar. Esos eventos fijos es mejor anotarlos directamente en el Calendario. Ejemplo: “comida con los compañeros el sábado a las 3“.  Al tener un día y una hora fijos, se trata de una cita y debe ir directamente al calendario.

Truco: en la app Recordatorios conviene poner como lista “por defecto” la lista de entrada Inbox. De esta forma, cuando agreguemos un nuevo recordatorio, irá automáticamente a la lista Inbox. Por ejemplo, por medio de SIRI: “Oye SIRI, recuérdame llamar a Perico”, y SIRI nos responde “Vale, te avisaré.” y genera un recordatorio en la lista por defecto: Inbox.

Es importante, en la fase de Captura, anotar correctamente las tareas. Si ponemos solamente una palabra, por ejemplo “libro”, con el paso del tiempo no sabremos qué acción pretendíamos aplicar sobre el libro: leer un libro, devolver un libro a la biblioteca, pedir un libro a un amigo, prestar un libro a un familiar… Por eso, lo mejor es dejar claro cuál es la acción, incluyendo siempre verbo y complementos. Ejemplo: “comprar libro para Perico”, “Activar tarjeta Visa”, “Comprar tóner”. La excepción serían las listas auxiliares en las que no se necesita poner verbo, puesto que la acción o está implícita o no existe. Como ejemplo, aunque lo veremos más adelante, la lista de Lectura, que incluiría elementos como: “La sombra del viento”, “El Quijote”; o sea, los libros que quiero leer próximamente.

La fase de Captura de tareas o ideas dura todo el día, en cualquier momento puede asaltarnos una idea que no queremos perder o la necesidad de resolver una tarea que no queremos dejar pasar. En ese momento tenemos que apuntarla en nuestra lista, antes de que se nos olvide.

A de Analizar

Si en la fase anterior el objetivo era capturar todo lo que nos llegue y que sea de importancia, en la fase de Análisis es cuando procesaremos todo lo capturado en la lista de entrada Inbox. El objetivo aquí es vaciar la lista, o sea sacar de ella todos los elementos [2].

La fase de Análisis puede tener lugar en cualquier momento del día, pero lo habitual será cuando tengamos un rato libre. Es un buen hábito revisar y procesar la lista Inbox al final del día, y dejarla limpia para el día siguiente. Además eso nos relaja la mente (la sensación de tener todo bajo control) antes de ir a dormir.

El truco para procesar la lista de entrada de una forma rápida y segura es tener un método (más o menos) automático. Para cada elemento de la lista hay que decidir rápidamente qué hacer con él, las opciones son las siguientes:

  • Delete – Eliminarlo
  • Defer – Posponerlo
  • Do – Resolverlo

Se suele aplicar la Matriz de Covey o de Eisenhower en la que se evalúa lo Urgente y lo Importante que es cada tarea, para decidir qué hacer con ella. En esa matriz hay una cuarta opción que es la de Delegar, yo no la contemplo aquí porque el sistema CAOS se centra en la organización personal; pero se puede incluir, si se desea, como una forma más de resolver.

Yo no uso la matriz de Covey porque los conceptos de Urgente e Importante son algo subjetivo y no siempre me valen para tomar una decisión rápida. En su lugar, evalúo de la siguiente forma, procesando uno por uno los elementos de la lista hasta que no quede ninguno.

  • Primero: si la tarea se puede resolver en menos de 2 minutos (Regla de los 2 minutos[1]) procuro hacerlo de inmediato. Por ejemplo: avisar al grupo de que ya tenemos mesa reservada: se manda un WhatsApp y ya está resuelto. A continuación se tacha de la lista en la app de Recordatorios.
  • Si decidimos que ya no queremos o no nos interesa hacer esa tarea, o la idea que nos pareció muy buena por la mañana ahora nos parece mala, o si la tarea se ha resuelto sola, pues la borramos y ya está. Esto nos permite hacer un poco de “brainstorming” a la hora de capturar. No tengamos miedo de capturar todo lo que se nos ocurra, siempre tenemos la  posibilidad de borrarlo más adelante.
  • Posponer. Aquí tenemos varias opciones:
    • Si la tarea tiene una fecha y hora fijos, entonces es una cita o un evento, así que lo pasamos directamente al Calendario.
    • Si tiene una fecha tentativa, que no es fija, o tiene una fecha límite. Le añadimos una alarma para primera hora del día de la fecha tentativa. Si tiene una fecha límite, la alarma la ponemos para unos días antes o una semana antes para que nos dé tiempo a gestionarla. En ambos casos pasamos la tarea a otra lista, la lista Plan.
    • Si no tiene fecha, es una tarea que hay que hacer “cuando se pueda” o “cuanto antes”, entonces la paso a la lista de tareas a realizar. Yo la tengo etiquetada como lista Action.
    • Si el recordatorio no es una tarea, sino que es una idea o algo diferente (ver más abajo las listas auxiliares) se pasa a la lista correspondiente (Ideas, Wish list, Lista negra, Lectura, Waiting for…).

      Mis listas de tareas en la app de Recordatorios.

Al final de la fase de Análisis deberíamos tener vacía la lista Inbox y correctamente colocadas todas las tareas. Como ya hemos dicho, esta fase se puede ejecutar en cualquier momento libre del día y procurar que al final del día la lista de entrada quede limpia para el día siguiente.

O de Organizar

La tercera fase corresponde a la O de Organizar. Se trata de organizar el día para poder luego acometer bien la cuarta fase que es la importante, la de solucionar temas.

La fase de Organización yo la acometo a primera hora de la mañana, justo después del desayuno. Consiste en revisar las herramientas (Calendario y Recordatorios) y decidir qué es lo que vamos a hacer durante el día. Qué tareas y cuándo. Para ello seguiremos el siguiente orden:

  1. Revisar el Calendario e identificar las citas del día. Esto nos indicará cuánto tiempo libre restante nos queda y cómo encajaremos en los huecos las tareas del día. Las citas son inamovibles y las tendremos que atender sí o sí.
  2. Revisar las tareas de la lista Plan con fecha de hoy. Esas tareas están planificadas para hoy y procuraremos ejecutarlas a lo largo del día. Para que no se nos olviden las podemos pasar a una nueva lista llamada Today. La idea es que en la lista Today haya 3 tareas que serán las MIT (Most Important Tasks, las tareas más importantes del día). Tres es un número bueno puesto que el objetivo es resolver la lista al final del día. Si ponemos más tareas es probable que no las acabemos todas y perdamos esa sensación de “objetivo cumplido” que es fundamental para terminar el día con espíritu positivo. Si llegados a este punto tenemos planificadas para hoy más de tres tareas, seleccionaremos las tres más importantes (o las tres que más nos apetezca hacer [3] ) y las pasaremos a la lista Today, dejando el resto para más adelante.
  3. Si no hemos conseguido rellenar las tres MIT en la lista Today, tendremos que completarla con otras tareas. Para ello accederemos a la lista Action y sacaremos la tarea o tareas necesarias para completar el total de 3 tareas MIT. Elegiremos aquellas más importantes o las más adecuadas para nuestro estado de ánimo actual.

El objetivo de esta fase es tener una visión general de la actividad de la jornada. Por un lado obtener la lista de las tres MIT en Today y por otro una idea de las citas y eventos del día.

S de Solucionar

Esta es realmente la fase importante, la que nos da la satisfacción del trabajo hecho, de que avanzamos en nuestros proyectos. La fase de Solucionar se lleva a cabo durante la jornada de trabajo diaria. A lo largo del día revisaremos tanto el Calendario como la lista Today para saber qué es lo que tenemos que hacer en cada momento.

Según el sistema ZTD debemos acometer las tres MIT lo antes posible, lo primero del día. De esta forma nos lo quitamos de en medio. Si solucionamos estas tres tardas cuanto antes, nos quedará libre más tiempo para hacer otras cosas y nos invadirá la sensación de estar resolviendo, de avanzar. Cada vez que terminemos una tarea la tacharemos en la lista Today pasando a la siguiente tarea.

Si se da el caso de que a mitad de jornada ya tenemos resueltas (y tachadas) las MIT y por lo tanto vacía la lista Today, podemos hacer dos cosas: tomarnos el resto del día libre, o venirnos arriba y seguir solucionando.

Si optamos por la segunda, podremos volver a la lista Action y seleccionar una nueva tarea para solucionar, acometerla y tacharla una vez terminada. Y así sucesivamente si fuera necesario.

Listas operativas y listas auxiliares

Hasta aquí el sistema básico, que es perfectamente operativo, con sus cuatro fases: C.A.O.S. Y como soporte el Calendario y las cuatro listas operativas: Inbox, Plan, Action y Today. Con esto es suficiente para organizarse, recordar las cosas importantes y no perder el control de nuestras actividades.

Yo recomiendo empezar con este sistema básico CAOS y mantenerlo durante un mes. Si al final del mes nos ha ido bien y lo tenemos incorporado a nuestra rutina diaria, ya podremos si es necesario, añadir alguno de los complementos del sistema.

Como complemento, yo uso otro juego de listas que llamo auxiliares. En las listas auxiliares anoto otras cosas que no son tareas, pero aún así quiero tener bajo control. A continuación describo cada una de ellas.

  • Ideas. En mi caso, tengo Ideas Relatos y es donde apunto frases, palabras y otras cosas que me pueden servir para incluir en los relatos que escribo. Para otras personas podrían ser ideas sobre fotos que hacer, viajes, películas que ver u otras actividades. En caso de necesitar una idea, acudimos a la lista y verificamos si hay alguna que nos cuadre.
  • Lectura. Esta es una lista vieja, la usaba antes para anotar libros que tengo por leer. Ahora ya no la utilizo porque la lista de lectura la llevo en el Kindle que es donde tengo los libros.
  • Wish list. La lista de deseos, la de los Reyes Magos o lo que nos gustaría que nos regalaran para el cumpleaños. Aquí apuntamos todo aquello que nos gustaría comprar algún día, cuando ahorremos. Accesorios para completar el equipo de música, el equipo de fotografía, o de cualquier otra afición: pesca, pintura, deportes. Y cuando tengamos un dinerillo ahorrado, cuando nos pregunte la familia “¿qué quieres para tu cumple?” o simplemente queramos darnos un homenaje, acudimos a la lista de deseos y vemos qué es lo que nos encaja.
  • Waiting for. Esta lista forma parte del sistema GTD. Se supone que cuando delegas una tarea en otra persona (o simplemente, una tarea depende del trabajo de otros) se debe anotar la tarea en esta lista. Servirá para tener controlada “la pelota en el tejado del otro” y recordárselo si se pasa de plazo. Claro que esto implica tener que procesar esta lista en una posible revisión semanal o mensual. Para el propósito de mi sistema yo utilizo otra lista diferente que es la que viene a continuación.
  • Lista negra. La lista negra comenzó siendo un lugar en el que apuntaba cuándo y a quién prestaba un libro. Por aquello de no perderle el rastro y quedarme sin él. Pero con el uso me ha servido para controlar todo tipo de préstamos. En esta lista anoto el nombre de la persona y el objeto prestado; y en el apartado Notas: del recordatorio incluyo la fecha en la que tuvo lugar el préstamo (para así saber si lleva un mes o un año en su poder). Ejemplo: Manuel – Tokio Blues (13/03/2017). También es útil poner una alarma, si es un libro yo pongo una alarma a tres meses vista, así me recuerda que pregunte cómo va la lectura del libro (o que reclame el objeto). Hay otra cosa que hay que hacer sin falta y es que cuando nos devuelvan el objeto, marquemos inmediatamente la tarea como hecha.
  • Listas con nombre o listas de grupo. Por último yo uso algunas listas de “usar y tirar” para proyectos puntuales. Por ejemplo, las listas con nombre llevan el nombre de una persona, y contienen cosas que tengo que hacer con esa persona, preguntas que tengo que hacerle o temas a tratar conjuntamente. Así, cuando quedo con esa persona saco la lista “Manolito” y tengo a mano las tareas relacionadas con él. Una variante es la lista de grupo, en la que en lugar de una persona, el nombre es de un grupo. Por ejemplo, la lista Familia, en la que anoto las tareas que tenemos que realizar la familia (por ejemplo, para planificar las vacaciones). Esta última lista se puede compartir (el sistema iOS permite las listas compartidas) y así todo el grupo estará al tanto de la marcha del proyecto.

Recopilando: aparte de las listas operativas (Inbox, Plan, Action y Today) yo añado las listas auxiliares: Ideas Relatos, Wish list, Lista negra, Familia y Tareas Pablo por ejemplo. Es decir, otras 4 o 5 listas más. Estas últimas no las tengo que revisar a diario ni con ninguna frecuencia especial. Se van rellenando a medida que surge la oportunidad y sus elementos se tachan según se van resolviendo.

Apéndice: Relación de CAOS con sus antepasados

En este apartado voy a indicar las afinidades y diferencias con los conocidos sistemas nombrados más arriba, para ello seguiré el orden secuencial de ejecución de CAOS.

Los cuatro sistemas base (GTD, ZTD, Autofocus, Strikethru) incluyen una fase de Captura y un “receptor de asuntos”. En GTD y ZTD es la bandeja de entrada o Inbox, pero con la posibilidad de tener múltiples bandejas de entrada, lo cual complica el sistema puesto que hay que llevar control de todos y cada uno de los “Inboxes”. Además, cada uno de ellos puede ser físico (notas manuscritas) o electrónico (email, teléfono…). Para Autofocus, la bandeja de entrada es la “Lista abierta”; es decir, la continuación de la “Lista cerrada”. Y Strikethru implementa el Dump, un lugar (hojas del cuaderno) donde apuntar, dibujar o esquematizar cualquier cosa; como es un “Inbox” sin estructura, se pueden anotar tanto tareas como hacer dibujos, esquemas, mapas mentales o lo que sea. El Dump es muy flexible (cabe de todo) pero hace más complejo el paso hacia la lista de tareas. Estos dos últimos sistemas están enfocados al papel/bolígrafo.

Gráfico para “procesar” la bandeja de entrada en GTD

Lo que yo llamo Análisis, GTD lo llama “procesar” la(s) bandeja(s) de entrada. Es donde más se centra GTD y hasta dispone de un gráfico (ordinograma) que muestra perfectamente el proceso. De GTD yo tomo la idea y sobre todo el criterio de los 2 minutos[1]. En ZTD la idea es la misma, y en ambos, el objetivo es alcanzar el “Inbox Zero”. Es decir vaciar con frecuencia la bandeja de entrada. Un punto importante es que lo que sale del “cesto” no vuelve a él [2]. Autofocus no sigue ningún criterio para pasar las tareas de la lista abierta a la cerrada; las pasa todas y retrasa la toma de decisiones a la siguiente fase. En cuanto a Strikethru, no indica cómo convertir el contenido del Dump en tareas de la Live List: a tu bola.

La fase de Organización la he sacado básicamente de ZTD, que ese sistema denomina Plan (planificar), aunque contempla tres MIT tanto para el día como para la semana (yo me conformo con el día). Cuando GTD habla de “organizar”, se refiere al mantenimiento del sistema: crear las listas y recipientes apropiados. GTD incorpora el “archivo de seguimiento” que yo resuelvo con las alarmas de Recordatorios y la lista Plan. El equivalente GTD para esta fase es la “revisión”, tomando conciencia de lo que queda por hacer, pero sin estructurar el cómo y el cuándo. Eso lo acomete en la siguiente fase. En Autofocus, cuando se acaba con todos los elementos de la “lista cerrada” se pasa a la “lista abierta”; se cierra, marcando el límite con una raya, y la abierta pasa a ser la “lista cerrada” y a partir de la raya tendremos el espacio para la “lista abierta”. Strikethru trabaja sobre su Live List (lista “viva” o “activa”) con un sistema de prioridades; cada día se genera una nueva Live List con los restos del día anterior más lo que obtengamos de diferentes fuentes: el Dump, el Vault (un grupo de listas auxiliares) o el calendario.

Por fin resolvemos o Solucionamos las tareas. Para GTD la cosa depende del contexto, sí, en la segunda fase ha colocado cada tarea en una lista contextual (@home, @work, @computer, @phone) indicando dónde se ha de resolver dicha tarea. Así que dependiendo de dónde estés, GTD tiene una lista para ese lugar, esa persona, ese contexto; y esa lista te dice qué hacer. ZTD proponer resolver primero las MIT del día, aunque no descarta las listas contextuales para el resto del tiempo. En esta fase (aunque no marca una línea clara entre ésta y la anterior) Autofocus selecciona, de la lista cerrada, una tarea según nuestro estado de ánimo o apetencia puntual. Este criterio[3] lo he tomado yo para la fase anterior en la selección de las MIT diarias. Autofocus propone acometer esa tarea durante un tiempo definido o hasta que nos cansemos, y en su caso pasar a otra tarea, pudiendo volver a la anterior más adelante y, si la finalizamos la tacharíamos. Para Strikethru, la resolución de tareas se puede tratar aplicando tiempos fijos (técnica Pomodoro) y siempre tachando las tareas finalizadas. En cualquier caso, teniendo en cuenta las prioridades marcadas.

Y en esto consiste el CAOS. Ahora, una vez escrito y publicado este artículo, tacharé la tarea correspondiente en mi lista Today. Otro tema resuelto.

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